12
Ene

Los mediadores de seguros y la normativa de protección de datos

La entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos, el pasado 25 de mayo de 2018, supuso un gran cambio en relación con la relación entre Responsables y Encargados de Tratamiento; desde entonces todos los sectores han tratado de amoldarse a esta nueva forma de configurar las relaciones mercantiles y comerciales en las que existe un acceso a los datos personales de un Responsable, con mayor o menor éxito y dificultad.

Los distintos mediadores de seguros se encuentran en un lugar bastante ambiguo en este sentido: en efecto, actúan como intermediarios entre los consumidores y las empresas aseguradoras, pero no necesariamente colaboran con estas últimas en exclusiva, pudiendo llegar a tomar decisiones propias sobre los datos personales que tienen en su poder dependiendo de la clase de mediador de que se trate.

Así pues, surge la duda: ¿qué régimen es el aplicable a los distintos mediadores de seguros? ¿Son Responsables o Encargados de Tratamiento?

Para resolver esta cuestión debemos establecer una distinción inicial: agentes de seguros (tanto exclusivos como vinculados a varias entidades), por un lado, y corredores, por otro, que cuentan con un grado de libertad mucho mayor.

 

AGENTES EXCLUSIVOS Y AGENTES VINCULADOS

La característica principal que tienen ambos es que la cartera de clientes no es suya, sino que es la empresa aseguradora quien se las cede para que puedan llevar a cabo sus funciones. Por tanto, en teoría esta relación entre ambas partes parece implicar dos regímenes posibles: o bien el mediador es Encargado de Tratamiento (cuando la toma de decisiones recae sobre la aseguradora) o bien se trata de una relación de corresponsabilidad.

Debido a que generalmente no son los agentes quienes toman decisiones sobre los tratamientos que se realizan sobre los datos personales (ya que éstos pertenecen a las empresas para las que trabajan, y que son quienes toman dichas decisiones) se ha venido entendiendo que los agentes, tanto exclusivos como vinculados, deben ser considerados Encargados de Tratamiento. Por tanto, su relación con aquéllas requeriría la firma de un contrato que la regule, y que cumpla con los mínimos que establecen los artículos 28 del RGPD y 28 y siguientes de la LOPDGDD.

El hecho de que los agentes vinculados puedan tener carteras de distintas empresas aseguradoras no implica, per se, que tengan la capacidad de tomar decisiones relevantes sobre los datos sin la autorización previa del Responsable de cada uno de ellos, debiendo acatar sus instrucciones.

Esta es la posición, de hecho, que sostiene el Proyecto de Ley de Distribución de Seguros y Reaseguros (artículo 77.1.a)). A este respecto se recuerda que, dado que todavía se encuentra en fase de tramitación parlamentaria, puede sufrir modificaciones en su redacción final.

 

CORREDORES DE SEGUROS

Los corredores de seguros tienen un régimen mucho más claro en este sentido. Ya con la “Guía para el Tratamiento de Datos Personales por parte de las Entidades Aseguradoras” que la UNESPA publicó en enero de 2019 se considera a los corredores como Responsables en todo caso. Efectivamente, dado que las carteras de clientes les pertenecen a ellos y, por tanto, son quienes determinan los usos y tratamientos de los datos personales que contienen, deberán ser considerados Responsables, con todas las obligaciones que esto conlleva -principalmente, la de responsabilidad activa o principio de accountability que implica la obligación de implantar las medidas técnicas, jurídicas y organizativas que garanticen el cumplimiento de la normativa de protección de datos (RGPD y LOPDGDD).

Naturalmente, cuando esos datos sean transmitidos a las empresas aseguradoras para finalizar con el proceso de contratación o gestión de las pólizas, se estará llevando a cabo una cesión de datos, lo que llevará ligado el pertinente deber de información al interesado.

De nuevo, el Proyecto de Ley antes mencionado, en su artículo 77.1.b), también prevé que los corredores de seguros reciban esta consideración.

Podemos concluir por tanto que los Agentes de Seguros serán, en todo caso, Encargados del Tratamiento en beneficio de la empresa o empresas aseguradoras a las que pertenezcan los datos de los clientes, por lo que deberán firmarse los pertinentes contratos de Encargado que exige el RGPD. Por su parte, los Corredores de Seguros sí que se configuran como Responsables de los datos que son facilitados por sus Clientes, y no como Encargados de Tratamiento. En este caso será necesario que las empresas que contraten los servicios de un corredor informen al colectivo implicado (normalmente trabajadores) de la existencia de dichas cesiones de datos para que éstos puedan ejercitar en su caso los derechos de acceso, supresión, oposición, rectificación y portabilidad según lo dispuesto en el RGPD y la LOPDGDD.

 

Jorge Somolinos
Consultor TIC DPO&itlaw
jorgesomolinos@dpotilaw.com

 

12
Ene

Empresas de transporte y mensajería, ¿encargados o responsables del tratamiento?

Aunque la distinción entre Responsable y Encargado del tratamiento en materia de protección de datos parezca clara, en la práctica no ocurre así en todos los casos. Uno de dichos ámbitos en donde más debate ha suscitado dicha distinción, ha sido en el sector del transporte y mensajería. En la prestación de estos servicios, el papel de la empresa de transporte respecto de los datos del destinatario del servicio no queda bien definido, pudiendo actuar como Responsable del dato personal del destinatario o como Encargado del tratamiento de sus clientes que utilizan dicho servicio.

Sobre este aspecto se ha pronunciado la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en varios Informes. En concreto, podemos destacar un Informe del Gabinete Jurídico en el que la consultante, una empresa de transporte de documentos, requiere para prestar sus servicios los datos del cliente, los datos de origen y de destino que deben ser comunicados por los clientes. La consultante entiende que actúa en su propio nombre en la prestación del servicio de transporte, sin embargo, algunos clientes solicitan formalizar un contrato de Encargado del tratamiento para la actividad del transporte.

Según la AEPD, lo esencial es que el Encargado actúa en nombre y por cuenta del Responsable en el tratamiento de los datos, de modo que la ley estipula la ficción jurídica de que, dado que el encargado no decide los fines y medios del tratamiento, la cesión de datos que en realidad se realiza mediante el encargo, no es tal jurídicamente.

En el sector del transporte y mensajería es importante distinguir, por un lado, los datos personales que vayan dentro del sobre transportado, a los cuales el transportista no tiene acceso, y por otra parte los datos personales de remitente y destinatario, que son los imprescindibles para la ejecución del servicio contratado.

Entiende la AEPD que en estos casos no se produce una actuación como Encargado del tratamiento, sino que se incorporan los datos personales recabados para sus propios fines, y es la empresa quien decide la forma de llevar a cabo el servicio de transporte encomendado. En definitiva, no existiría un encargo del tratamiento sino una cesión de datos, ya que los datos transmitidos son incorporados en la base de datos de la entidad receptora (empresa de mensajería) para que esta proceda a su tratamiento para los fines que le son propios hasta su entrega al destinatario.

Por tanto la cesión a una empresa de mensajería de los datos personales mínimos imprescindibles para la remisión del envío postal sería posible aun no mediando consentimiento de los afectados, siempre que la entidad-cesionario los utilice única y exclusivamente para el pleno cumplimiento de sus obligaciones de transporte, remisión y entrega del envío y no para otros fines. En este sentido, la AEPD también considera acertado la posición del intermediario que asumía el ICO Inglés, que concluye que el prestador del servicio postal no sería ni Responsable ni Encargado del tratamiento para los clientes que usen sus servicios, ya que es un mero intermediario, y no decide sobre los fines o medios del tratamiento de los datos personales incluidos dentro del sobre que se le ha confiado.

A pesar de aceptar la posición de intermediario, la AEPD concluye que las empresas de transporte y mensajería no son Encargados del tratamiento, por lo que no requerirán de un contrato de encargo respecto de los datos personales contenidos en el sobre. Sin embargo, sí que serán Responsables del tratamiento de los datos personales que se le ceden (datos del remitente y del destinatario) para hacer llegar el sobre a destino.

Además, la ley parece establecer unas obligaciones específicas en materia de protección de datos al operador postal que no casan bien con la figura del Encargado del tratamiento. En este sentido, la Ley 43/2010, de 30 de diciembre, del servicio postal universal, de los derechos de los usuarios y del mercado postal, establece unas obligaciones respecto del envío, que incluye tanto la confidencialidad de su contenido, en un sentido amplio, como la protección de los datos personales que se han confiado al operador postal para la realización de su labor. Si fuera un verdadero Encargado del tratamiento dichas obligaciones de protección de datos habría que imponérselas al remitente, que sería quien le ha realizado el encargo de transportar el documento al destinatario.

En conclusión, tanto de los principios generales que se derivan de la normativa de protección de datos como de los preceptos propios de la normativa postal, concluye la AEPD que las empresas de transporte y mensajería no serían un Encargado del tratamiento respecto del remitente, sino que son Responsables del tratamiento de los datos personales de remitente y destinatario que se le han confiado para el ejercicio de su tarea. En consecuencia, será recomendable por parte de las empresas usuarios de los servicios de mensajería informar en las correspondientes cláusulas de información con los clientes, proveedores y trabajadores, de la posible existencia de dichas cesiones de sus datos a empresas de mensajería o trasporte, de forma que éstos puedan ejercitar en su caso los derechos de acceso, supresión, oposición, rectificación y cancelación según lo dispuesto en el RGPD y la LOPDGDD ante las correspondientes empresas de mensajería o transporte.

 

Alina Nastasache
Abogada TIC DPO&itlaw
alinastasache@dpotilaw.com

11
Dic

DPO&IT Law invitado en el programa El Gato al Agua

Fernando Mª Ramos, socio Director de DPO&IT Law, fué invitado a participar en el programa El Gato al Agua para hablar sobre la aplicación de la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y de Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).

(a partir del minuto 51:25)

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