7
Jul

Selección de candidatos por parte de los Departamentos de RR.HH. Cumplimiento de la normativa de Protección de Datos.

La implicación interna de la empresa a través de sus departamentos de recursos humanos en la competencia de la selección de personal, implica la concurrencia en el ámbito de la relación pre-laboral, de la recogida de datos de diversa naturaleza: datos identificativos, datos relativos a la vida académica o profesional del interesado, datos relativos a la vida laboral del candidato. En base a estos datos, las técnicas de automatización de la información pueden revelar, con precisión, un perfil personal e incluso socio-económico o psicológico del candidato que este tiene derecho a mantener reservado.

Así en el ámbito de los departamentos de recursos humanos, se gestionan importantes bases de datos con gran cantidad de información relativa a candidatos, que responden al concepto jurídico de tratamiento de datos: cualquier operación o procedimiento técnico, sea  o no automatizado, que permita la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, consulta, utilización, modificación, cancelación, bloqueo o supresión, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y  transferencias. Este tratamiento requiere el cumplimiento de los principios establecidos en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal.

En este sentido entendemos que es esencial, en el inicio de la selección de candidatos y especialmente en el momento de la recogida de datos personales al candidato del cumplimiento de los principios de información y de consentimiento, puesto que en este caso último caso el tratamiento de datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la ley disponga otra cosa. En este sentido y en los casos en los que los solicitantes de empleo entregan su solicitud de modo presencial y directo en la empresa, puede presuponerse que presta su consentimiento solo por este hecho. No obstante, ello no evita que se cumpla con el principio de información para el tratamiento de datos con la finalidad de participar en un proceso de selección.  En este sentido hay que advertir que deberá recabarse el consentimiento inequívoco del interesado para la utilización de los datos con una finalidad distinta a la realización del proceso de selección, es el caso de la cesión de los datos de los solicitantes de empleo a terceros (incluidas las empresas que componen un grupo de empresas).

Especial mención merecen aquellas situaciones en las que los departamentos de selección de personal, recaba un dato de salud a través de la realización de test psicológicos. En este sentido el tratamiento de este dato exigirá que el candidato consienta expresamente y por escrito, consentimiento que podrá ser revocado cuando exista una causa justificada para ello.

Tomando en cuenta este concepto de consentimiento y la definición de cesión o comunicación de datos de la Ley Orgánica 15/1999, como toda revelación de datos realizada a una persona distinta de su titular, la comunicación o cesión de datos de los datos recabados por el responsable del fichero a un tercero requerirá no solo el consentimiento previo e inequívoco del interesado, sino que el interesado deberá ser informado de forma que conozca inequívocamente la finalidad a la que se destinarán los datos respecto de cuya comunicación se solicita consentimiento y el tipo de actividad desarrollada por el cesionario. En cualquier caso contrario el consentimiento será nulo. Esta obtención del consentimiento deberá realizarse en supuestos donde por ejemplo se cedan los curriculum vitae a un tercero, incluidos en este caso, aquellos supuestos en los que en el marco de un grupo de empresas donde la gestión de candidatos y de personal es centralizada en una de las empresas del grupo, el departamento de recursos humanos proceda a la cesión de los curriculum vitae a todas la empresas del grupo. En este caso, la cesión –insistimos- necesitará el consentimiento previo e inequívoco del interesado.

La utilización de los datos del candidato por parte del cesionario, sin el consentimiento de su titular, puede suponer la realización de un tratamiento de datos no permitido y tipificado como grave en el artículo 44.3.d) de la Ley Orgánica 15/1999: tratar de forma automatizada los datos de carácter personal o usarlos posteriormente con conculcación de los principios y garantías establecidas en la Ley. La sanción en este supuesto se impondría tanto al cedente como al cesionario de la información.

En consecuencia, aconsejamos que antes de la comunicación de datos a una tercera empresa sobre solicitantes de empleo, se obtenga el consentimiento expreso y previo de los mismos. Son también destacables los supuestos de búsqueda de candidato a petición del empleador. Este supuesto podría encuadrarse en la realización de una prestación de servicios en nombre y por cuenta del empleador, para lo cual deberá cumplirse con las exigencias recogidas en el artículo 12 de la LOPD.

Igualmente importante son los supuestos de recogida de datos de candidatos a través de la página Web de la empresa, en este sentido los formularios de solicitud de empleo incluidos en la página Web deben contener las mismas especificaciones que los formularios dispuesto en otro formato o vía. De este modo en los mismos formularios Web a través de los que se recaben datos de carácter personal, se incluirá claramente visible la información a la que hace referencia el artículo 5 de la LOPD, presentando dicha información como de ineludible lectura y aceptación en caso de participar en el proceso de selección.

Como conclusión es ineludible el cumplimiento de los principios recogidos en la normativa de protección de datos de carácter personal, para la adecuada gestión interna o externa de selección de candidatos y la implantación de las correspondientes medidas de índole técnica y organizativa exigidas y adecuadas al nivel de seguridad del fichero de selección de personal.

7
Jul

The personal selection by the human resources department. The fulfillment of the data protection regulations.

The personal selection by the company’s human resources department entails the collection of different kinds of dates: identifying dates, academic and professional dates… so the automatic technologies of data processing may disclose the personal, psychological or socioeconomic applicant’s profile. Thus, in the human resources scope, there are important databases with a huge quantity of applicant’s information, which are included in the juridical concept of data processing: any operation or technical process, automatic or non-automatic, which makes possibly its collection, recording, conservation, modification, consult, utilization, cancellation, block or suppression, and the data’s communication. The processing requires the fulfilment of the data protection’s principles. Therefore it is essential, and especially when the applicant’s dates are collected, the fulfilment of the information and consent principles, because the processing requires the unequivocal data subject’s consent, except in special cases. In this regard, when the applicant gives his application in person the consent may be assumed. Nevertheless, it does not avoid the information principle’s fulfilment of the data’s processing. We remember that if the data are going to be used to another aim, it is necessary obtain the data subject’s unequivocal consent to its processing; for instance, if the dates are going to be communicated (even if the dates are communicated to another company of the firm). In the case of psychological tests, these dates are contemplated as health dates. So the data processing requires the applicant’s express consent in writing. This consent may be revoked. When the dates are collected or transferred, the data subject must be also informed about the processing’s purpose and the recipient activity. If the data subject is not informed properly, his consent becomes null and void. In case of non-fulfilment of the former requirements, it may be fined who has communicated the personal dates and the recipient. Therefore, we advise the obtaining of the data subject’s previous consent before its communication.  In the case of the employer contracts a third to select the applicants, this situation constitutes a rendering services contract on the employer’s behalf, and therefore the requirements of the article 12 of the Spanish Data Protection Law (1720/99) must be fulfilled. The company’s web forms must also fulfil the requirements of the paper forms. Thus, the information of the article 5 of the Spanish Data Protection Law must be clearly visible, and the data processing information must be presented in a way that its reading would be unavoidable and the applicant accepts to enter into the selection process. As a conclusion, the fulfilment of the principles of the data protection regulation is essential to an adequate applicant’s selection.

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